Privacybeleid

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die onze website https://www.thecubestages.be bezoekt of contact met ons opneemt.

The Cube Stages verhuurt mobiele podia en Layher-oplossingen voor evenementen. Om uw aanvraag te kunnen behandelen en onze website te laten werken, verwerken wij een beperkt aantal persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

The Cube Stages, Kraanstraat 11, 2970 Schilde (België), ondernemingsnummer BE 0799.719.864, is de verwerkingsverantwoordelijke. U bereikt ons via info@thecubestages.be of +32 492 50 41 91.

2. Welke gegevens verwerken wij, waarom en hoe lang?

2.1 Een aanvraag via het contactformulier

Wanneer u via het formulier op onze contactpagina een podium aanvraagt, verwerken wij de gegevens die u daar invult:

• uw voor- en achternaam, e-mailadres en gsm-nummer;
• de gewenste opstelling en extra's die u in het formulier aanduidt;
• de gewenste op- en afbouwperiode en de locatie van het evenement;
• uw omschrijving van het evenement;
• de plannen of tekeningen die u eventueel als bijlage toevoegt.

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beoordelen, u een voorstel te bezorgen en de op- en afbouw met u te plannen. De verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek stappen te zetten vóór een eventuele overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG). Zonder deze gegevens kunnen wij uw aanvraag niet behandelen.

Wat er concreet met uw aanvraag gebeurt:

• De aanvraag wordt bewaard in ons beveiligde beheersysteem, dat enkel toegankelijk is voor onze medewerkers.
• Wij ontvangen een e-mail met uw aanvraag en u ontvangt op het opgegeven e-mailadres een bevestiging. Eventuele bijlagen worden meegestuurd in de e-mail aan ons team.
• Bijlagen worden bewaard in een afgeschermde bestandsopslag en 30 dagen na uw aanvraag automatisch gewist. Enkel de bestandsnamen blijven daarna bij de aanvraag staan.
• De aanvraag zelf bewaren wij zolang dat nodig is om ze op te volgen, en maximaal twee jaar na ons laatste contact. Leidt uw aanvraag tot een samenwerking, dan bewaren wij de gegevens uit uw klantendossier en op facturen zolang de wettelijke (boekhoudkundige) bewaarplicht dat vereist.

2.2 Contact via e-mail, telefoon of sociale media

Neemt u op een andere manier contact met ons op, dan verwerken wij uw naam, uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht om u te antwoorden en uw vraag op te volgen. Ook hier is de verwerking noodzakelijk om op uw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst, of gebeurt ze op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) klanten te beantwoorden. Wij bewaren deze communicatie even lang als een aanvraag via het contactformulier.

2.3 Klanten en leveranciers

Werken wij met u samen, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren en te factureren: naam, adres, contactgegevens, ondernemingsnummer en betalingsgegevens. Dat gebeurt op basis van de overeenkomst en van onze wettelijke verplichtingen (boekhouding en fiscaliteit). Deze gegevens bewaren wij zolang de wettelijke bewaartermijnen dat vereisen.

2.4 Technische gegevens bij een bezoek aan de website

Bij elk bezoek verwerkt de server waarop onze website draait technische gegevens zoals uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het type browser. Die gegevens zijn nodig om de website te leveren, te beveiligen en storingen op te sporen (gerechtvaardigd belang). Wij gebruiken ze niet om u te identificeren.

Om misbruik van het contactformulier tegen te gaan, houden wij kort bij hoeveel aanvragen er vanaf eenzelfde IP-adres worden verstuurd (maximaal tien per kwartier). Dat gebeurt enkel in het werkgeheugen van de server: uw IP-adres wordt niet bij uw aanvraag opgeslagen.

2.5 Statistieken en advertenties (enkel met uw toestemming)

Pas nadat u in de cookiebanner op "Accepteren" klikt, laden wij via Google Tag Manager meetscripts van Google Analytics, Google Ads, Meta (Facebook en Instagram) en Ahrefs. Daarmee meten wij hoe onze website wordt gebruikt en of onze advertenties tot aanvragen leiden. De grondslag hiervoor is uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken. Welke cookies daarbij worden geplaatst, hoe lang ze bewaard blijven en hoe u uw keuze aanpast, leest u in ons cookiebeleid. Klikt u op "Weigeren" of maakt u geen keuze, dan worden deze scripts niet geladen.

3. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze enkel met dienstverleners die ze in onze opdracht verwerken en die contractueel aan dezelfde regels gebonden zijn:

• Railway – hosting van de website, het beheersysteem en de databank waarin aanvragen worden bewaard.
• Cloudflare – afgeschermde opslag van de bestanden op onze website en van de bijlagen bij uw aanvraag.
• Webreus – verzending van de e-mails van het contactformulier.
• Google, Meta en Ahrefs – statistieken en advertentiemeting, uitsluitend nadat u daarvoor toestemming gaf (zie ons cookiebeleid).

Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Doorgiften naar die landen gebeuren op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op vraag van een bevoegde overheid, en met onze adviseurs of een overnemer wanneer onze onderneming wordt overgedragen.

4. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Alle verkeer naar onze website verloopt versleuteld (https). Aanvragen en bijlagen zijn enkel toegankelijk voor ingelogde medewerkers; bijlagen staan in een afgeschermde opslag die niet publiek bereikbaar is en worden automatisch gewist. Het contactformulier is beschermd tegen geautomatiseerde spam en controleert het type en de grootte van bijlagen. Onze dienstverleners nemen op hun beurt passende technische en organisatorische maatregelen.

5. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

6. Websites van derden

Onze website bevat links naar andere websites, zoals onze socialemediakanalen en de website van Layher. Deze privacyverklaring geldt niet voor die websites. Wij raden u aan hun privacyverklaring te lezen vóór u ze gebruikt.

7. Uw rechten

U heeft het recht om:

• te weten welke gegevens wij van u verwerken en daar een kopie van te vragen (inzage);
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen wanneer wij ze niet langer nodig hebben of wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen (overdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de verwerking vóór de intrekking onwettig maakt.

Stuur uw verzoek naar info@thecubestages.be. Vermeld duidelijk wie u bent, zodat wij zeker zijn dat wij geen gegevens van iemand anders aanpassen of wissen; wij kunnen u om een bijkomende identificatie vragen. Wij antwoorden binnen een maand.

8. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten inschakelen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij u waar mogelijk actief op de hoogte.

10. Contact

The Cube Stages
Kraanstraat 11
2970 Schilde, België
BE 0799.719.864
Website: www.thecubestages.be
E-mail: info@thecubestages.be
Telefoon: +32 492 50 41 91